Dynamische Dokumente und Vorlagen
Dynamische Word-Dokumente und Vorlagen
Ein Dokument oder eine Word-Vorlage besteht aus festen und dynamischen, variablen Teilen. Diese variablen Textteile können mit den Textbausteinen des texManagers verlinkt werden. Das bedeutet, dass der Inhalt eines Dokuments oder einer Word-Vorlage jederzeit nachträglich aktualisiert werden kann, ohne dass die festen Textteile verändert werden. So ist es möglich denselben Textbaustein in unterschiedlichen Vorlagen und Dokumenten einzubauen und ihn an einer zentralen Stelle zu pflegen. D.h. jede Änderung an dem Baustein wird direkt auf alle verbundenen bzw. verlinkten Dokumente und Vorlagen übertragen, in denen dieser Textbaustein jemals eingefügt wurde. Voraussetzung ist, dass die Textbausteine als verknüpfte Textbausteine im texManager gespeichert werden.
Wenn in den Textbaustein-Stammdaten, <docLink> aktiviert wurde, wird der Baustein in einem Dokument immer "verlinkt" eingefügt.
D.h. es bleibt eine Verbindung zwischen dem Dokument und dem texManager bzw. dem jeweiligen Textbaustein bestehen.
Änderungen an den Textbausteinen werden automatisch an alle verlinkten Dokumente und Vorlagen übergeben. Man kann denselben Textblock mit beliebig vielen Vorlagen und Dokumenten verlinken und braucht ihn nur an einer zentralen Stelle im texManager zu pflegen.
So kann man sehr komfortabel eigene Word-Vorlagen basteln, die sich zentral auf Knopfdruck aktualisieren lassen. Beispiele wären Vertrags- oder Angebotsvorlagen, sowie Handbücher oder Broschüren.
Es ist zu beachten, dass im Gegensatz zum Dokumentengenerator kein neues Dokument jedes Mal generiert wird, sondern nur einzelne Bestandteile eines bestehenden Dokuments oder einer Vorlage aktualisiert werden.
Natürlich kann der Dokumentengenerator genutzt werden, um Dokumente und Word-Vorlagen auf Basis von verlinkten Textbausteinen zu erstellen.
Die Aktualisierung erfolgt entweder automatisch beim Öffnen der entsprechenden Dokumente oder manuell per Knopfdruck ("Felder aktualisieren").
Manueller Modus
Der Zeitpunkt der Aktualisierung der Vorlagen und Dokumente erfolgt manuell, d.h. entweder durch Drücken der <Taste F-9> oder über das Kontextmenü (Felder
aktualisieren>) mit der rechten Maustaste in der jeweiligen Vorlage oder Dokument. Das Unterbinden der Aktualisierung muss natürlich entsprechend mit den dafür vorgesehenen Funktionen
durchgeführt werden. Bei dieser Methode entscheidet der Benutzer selbst, wann und ob eine Vorlage oder Dokument aktualisiert werden soll.
Dokumente können aus verlinkten und nicht verlinkten Textbausteinen bestehen, so dass nur definierte Teile eines Dokuments aktualisiert werden.
Dynamische Word-Dokumente
Nicht nur in Word-Vorlagen können verlinkte Textbausteine eingefügt werden, sondern auch in jedes andere Word-Dokument. Voraussetzung dafür ist, dass in den Textbaustein-Stammdaten <docLink> aktiviert wurde. Alle Textbausteine, die in den Dokumenten verlinkt eingefügt werden, können zentral aktualisiert werden. Über den Aufruf des Makro "tm_Cut_Fields" kann jederzeit die Aktualisierung entfernt werden. Dieses Makro kann einfach als Button in Word installiert oder in den eigenen Programmcode eingebaut werden. Die automatische Aktualisierung wird über die Word-Feldfunktionen in den Optionen von MS Word geregelt. Man kann einzelne Textbausteine oder alle Bausteine manuell aktualisieren. Hierzu empfehlen wir die allgemeinen Informationen zu Word-Feldern nachzulesen.
Textbausteine direkt aus dem Dokument heraus aktualisieren
Textbausteine, die verlinkt in ein Dokument eingefügt wurden, können jederzeit direkt aus dem Dokument heraus, beim Bearbeiten, aktualisiert werden, ohne dass der texManager dazu gestartet werden
muss.
So kann man sehr bequem viel Text bearbeiten und parallel alle betroffenen Textbausteine (die in dem Dokument verlinkt wurden) automatisch aktualisieren. Einfach am Ende der Bearbeitung das Makro
<tm_UpdateSource> starten und die Textbausteine werden automatisch aktualisiert.
Voraussetzung für dynamische Dokumente und Vorlagen:
Die Textbausteine müssen als verknüpfte Textbausteine angelegt werden.
Hinweis:
Verweise und Felder in den Textbausteinen können beim "Unlinken oder Loggen" inaktiv werden.