Dokumentengenerator

texManager unterstützt die automatische Generierung von Dokumenten. Mit einem Mausklick lassen sich komplette mehrseitige Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile automatisiert erstellen. Ebenso ist es möglich ganze Textpassagen in einem bereits geöffneten Dokument zu erstellen. Makros und elektronische Formulare können während der Dokumenten-Generierung aufgerufen werden, um das Dokument mit Daten zu befüllen und weitere Automatisierungen zu steuern.

• Automatisierte Dokumenterstellung
• Einfache und intuitive Bedienung
• Zentrale Verwaltung
• Vorlagenbausteine stellen eine einheitliche Formatierung und das Aussehen sicher
• Derselbe Textbaustein in unterschiedlichen Vorlagen
• Integration von elektronischen Formularen und Makros
• Leistungsfähige Vorschaufunktionen
• Export- und Importfunktion der Generatorliste
• Direkter Aufruf von Textbaustein-Auswahllisten aus dem Dokument heraus
• Verlinkte Dokumente generieren
• u.v.m.

In den Textbaustein- oder Generatorlisten werden alle Textbausteine und deren Varianten, die thematisch zusammengehören, verwaltet. Auf Knopfdruck werden alle markierten Bausteine in ein bereits geöffnetes Dokument eingefügt oder es wird ein neues Dokument auf Basis der Textbausteinliste erstellt.

Der Dokumentengenerator kann nur mit Microsoft Word benutzt werden. Über ein kleines Makro lässt sich aber der generierte Inhalt in jedes andere Windowsprogramm automatisiert einfügen. Als Beispiel wird mit dem texManager das Makro "SendToOutlook" ausgeliefert, welches den generierten Inhalt eines Dokuments in eine E-Mail einfügt. Darüber hinaus können mit hinterlegten VBA-Makros umfangreiche Automationsaufgaben erledigt werden.

Der Dokumentengenerator unterstützt verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen von Textteilen und fertigen Dokumenten:

Mit Hilfe einer Generatorliste lässt sich ein Dokument strukturiert abbilden und automatisiert generieren.

Die Generatorliste befindet sich auf der rechten Seite des texManagers. Man kann zwischen der Vorschau und der Generatorliste hin- und herschalten. Die Vorschau zeigt immer den ausgewählten Textbaustein der aktuellen Textbaustein-Datenbank auf der linken Seite an.

Elektronische Formulare und Makros werden automatisch ausgeführt. Diese können entweder pro Textbaustein oder für die gesamte Generatorliste hinterlegt werden.

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Der Kombinationstext ist der Generatorliste sehr ähnlich, allerdings können nur die Textbausteine einer einzigen Textbaustein-Datenbank verwaltet werden. Aus einer Generatorliste kann über <Vorlage erstellen> ein Kombinationstext erstellt werden oder man legt diesen über <Bearbeiten><Neue Textbausteinliste / Kombinationstext> neu an. Kombinationstexte werden in der Struktur der aktuellen Textbaustein-Datenbank integriert. Kombinatonstexte eignen sich gut als Vorlage für eine neue Generatorliste oder als Kombinationsliste, um Textbausteine direkt im Dokument auszuwählen.

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Mit Hilfe von Kombinationslisten kann man kontextbezogene Textbausteine aus einer Liste auswählen und in ein Dokument einfügen. Die Kombinationslisten werden ganz einfach, wie ein Autotext mit F3, direkt aus dem Text (Word) aufgerufen. Einfach die Textbaustein-Kurzbezeichnung eingeben und die F3 Taste drücken.

Zusätzlich können Kombinationslisten über einen Platzhalter (z.B. #unterschriften#) unkompliziert an einer beliebigen Stelle im Textbaustein oder Dokument integriert werden. Beim Aufruf kann ein einzelner oder eine Gruppe von Textbausteinen ausgewählt und eingefügt werden. So lassen sich bequem ganze Textteile aus dem Dokument heraus dynamisch generieren.

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Mit dem texManager ist es möglich komplette Dokumente aus anderen Anwendungen heraus generieren zu lassen. Dazu wird das Schnittstellenmodul docBuilder genutzt. docBuilder ist ein Modul, das separat (docbuilder.exe) oder direkt vom Hauptmenü des texManager aus gestartet werden kann.

docBuilder liest eine vorgegebene XML-Datei aus und generiert aus den Informationen ein oder mehrere Dokumente.

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